Sök jobb
Att vara produktiv på jobbet handlar inte om att jobba mer – utan att jobba smartare. Det handlar om noggrann förberedning, att kunna använda dina resurser på ett bra sätt och en effektiv delegering av uppgifter. För att kunna maximera din produktivitet behöver du ha en ambition att alltid vara bättre och en vilja att lyckas. Här erbjuds flera sätt för dig att förbättra din produktivitet på jobbet, men de kommer inte hjälpa mycket om du inte är beredd på att göra ditt bästa för att främja din karriär. Är du redo och villig att göra vad som krävs för att bli mer effektiv och framgångsrik? Här är 11 steg för att hjälpa dig dit:
En stor del av att vara produktiv handlar om att vara organiserad. Planera uppgifter på specifika tidpunkter under dagen, baserat på deras svårighetsgrad. Det är bra att oftast tackla de svåraste uppgifterna tidigt på dagen. Känslan av att kunna prestera kan hjälpa att behålla energin och produktiviteten under hela dagen. På samma sätt, schemalägg dina rutinuppgifter – de som du kan göra med ögonen stängda – under lågenergi-perioder. Spendera dina lågenergi-perioder, som oftast inträffar mellan fyra-halv fem, med att skriva under avtal och läsa marknadsanalyser; de flesta människor upplever en dip på eftermiddagen runt tretiden.
Ett riktigt bra sätt att säkerställa att du inte kommer hamna efter ditt schema är att berätta för din grupp när du planerar att avsluta en speciell uppgift. Nu är det inte bara dig själv du gör besviken när du missar en deadline.
Många känner en ökande press på att nå omöjliga höjder på jobbet för att inte verka lata i andras ögon. En artikel i det senaste numret av Hays Journal upptäckte att nästan hälften av alla som jobbar går till jobbet sjuka. Detta är ett fenomen som blir uppenbart under lunchrasten också. Desperata att inte verka gå på tomgång, äter de flesta lunch vid skrivbordet, medan ett alarmerande antal inte ens vågar gå utanför kontoret. Att ta tillbaka din lunchrast är viktigt för att få den näring du behöver, vilket World Health-organisationen tror kommer öka effektiviteten på företag med tjugo procent. Att arbeta på din maximala kapacitet under en längre tid kommer att leda till mental trötthet och utbrändhet. Hjärnan är också en muskel, och den behöver också tysta stunder av vila under dagen. Om det är möjligt – försök att jobba i en och en halvtimmes-perioder med en paus på tio minuter. Det kommer hjälpa dig att bibehålla din produktivitet under en längre tid. En studie påvisar att bara små distraktioner från en uppgift kan förbättra din förmåga att fokusera drastiskt. De som är bekanta med Steven Coveys ”Seven habits of Highly Effective People” kommer komma ihåg berättelsen om det gyllene ägget som kommer från en gås. För att kunna njuta av produktiviteten till fullo behöver vi veta att vi inte ska skära upp gåsen (överansträngning) för att få ut några gyllene ägg på kort sikt. Snarare att fostra gåsen (främja en bra balans mellan jobb och privatliv), för att kunna få ett gyllene ägg per dag under en längre tid.
Precis som många av oss känner ett grupptryck att ge upp våra lunchraster, känner många att vi är tvingade att jobba långt in i natten – vilket gick så pass långt i Japan att regeringen var tvungen att lägga sig i. Det är viktigt att du tänker i ett större perspektiv. Om du går från jobbet idag i god tid, kommer du känna dig fräschare och mer kapabel imorgon. Att vara produktiv handlar om att göra tiden mest användbar för dig, inte att jobba så många timmar som möjligt. Var punktlig med dina möten. Ha inte möten om det inte är nödvändigt – det finns många som schemalägger möten bara för att det verkar som rätt sak att göra – och håll de korta och koncisa.
Din arbetsplats har en stor betydelse för ditt allmänna tillstånd, och hur bra du kan prestera på jobbet. Vi spenderar så mycket tid av vår vecka vid skrivbordet, vilket gör att vi måste investera tid i att få det kännas som en varm och mysig atmosfär för oss själva. Här är en mycket omfattande lista med tips för arbetsplatsen.
Det mest värdefulla verktyget en chef har är förmågan att kunna delegera. Nyligen anmärkte Richard Branson att ”Om du vill lära dig att vara en entreprenör så måste du lära dig att delegera”. Ta det ett steget längre och säg att det kan tillämpas på inte bara entreprenörer utan alla ledare. Var inte rädd för ansvar över uppgifter, men överbelasta dig inte heller. Fokusera på de mer viktiga uppgifterna för dig, och dela sedan ut andra saker till din grupp; det kommer leda till att du får mer gjort på mindre tid. Lär dina medarbetare att hålla fiskespöet ordentligt själva, istället för att fiska åt dem hela tiden. Genom att spendera tid på att hjälpa dem växa, kommer du kunna skörda frukterna av deras insatser som de uppnått när de lärt sig av din expertis.
Jobba med en sak i taget, börja bara med nästa när uppgiften innan är färdig. Att jonglera med uppgifter har bevisats att ”minska hur väl anställda presterar, vilket ökar risken för ett lågt resultat, lång väntetid på projekt och stora eftersläpningar.” Att kunna ha moralen att stanna vid en uppgift är faktiskt inte så lätt, speciellt inte när andra kollegor vill ha din hjälp med sina. Du måste veta när du kan säga nej till dina kollegor, och till och med till din chef, här finns en guide för att hjälpa dig. Pareto-principen, (80/20 regeln) påvisar att det mesta i livet inte är jämnt uppdelat. Affärsmässigt skulle detta kunna innebära att 80 procent av dina inkomster kommer från 20 procent av dina kunder eller att 80 procent av din bonus beror på 20 procent av dina ansvarsområden. Bestäm vilka ansvarsområden som är viktigast för dig och fokusera majoriteten av din energi på dem.
Ibland fastnar du i ett projekt som gör att du inte kan se skogen för alla träd. Att tråna efter bekräftelsen från andra kan hjälpa dig att få ett klarare perspektiv på uppgiften, och hjälper dig både att slutföra den snabbare och med deras feedback dessutom göra den desto mer framgångsrik.
Ett riktigt tecken på en persons professionella meriter är huruvida de kan prestera under press. Att ändra hur du tänker angående stress kan öka din effektivitet och din generella chans för framgång. Att återinföra positiva tankar och kasta bort de negativa. Istället för att tänka ”Jag har så mycket jobb just nu, hur ska jag någonsin klara av det?” gör en övergripande plan för hur du ska tackla utmaningarna, så kan du prioritera vilka som är viktigast. Ett systematiskt sätt att gå tillväga som kommer hjälpa dig se hur stressigt eller relevant ett projekt är. Negativitet smittar av sig, så försök att lösa problemet vid dess rot genom att lära upp de som är mest benägna att komma med negativa utlåtanden att bli mer positiva och optimistiska.
Att göra saker rätt första gången kan hjälpas av att bibehålla ditt lugn och fokus. Om du känner dig stressad av mängden arbete och tror att du kan skynda dig igenom varje uppgift, så måste du kanske tänka om. Din kollega, kund och chef kommer inte vara nöjda med projekt som slutförs utan din uppmärksamhet och ansträngning.
Sist men inte minst, gör det bara! De första tio punkterna är värdelösa, om du inte bestämt dig för att anstränga dig och maximera din produktivitet. Du kommer inse att när du väl är i smeten och upptagen med att hitta ut så är det lättare att fortsätta jobba än det är att sluta. ”Omedelbara kraftansträngningar ger bränsle åt positiv återkoppling vilket sätter igång desto mer inspiration till sådana.” säger författaren och ledarskapsexperten Robin Sharma.
Det finns många olika sätt att öka din effektivitet, men för att kunna ha användning för dem måste du vara helt förpliktigad för saken, en längtan till att lyckas är essentiellt för att maximera ditt resultat. Om du är någon som är van vid att ta genvägar och göra det minsta som krävs, kommer allt ovan vara svårt i början. Det är okej, förändring kan vara obekvämt men belöning är aldrig så långt från hörnet – nya vanor skapas efter bara 21 dagar av konstant utövande. Håll ut, du kommer snart skapa ett cykel som kommer löna sig för dig i framtiden när din karriär drivs framåt.
