Search Jobs
Det bör vara ditt mål att uppmuntra insyn i verksamheten så att alla vet vem, vad, varför, när och hur. När ditt team förstår delarna i verksamheten och känner att de har mer tillgång till de som jobbar ovanför i hierarkin, kommer de utan tvekan känna sig mer inblandade och bli mer motiverade. I helt transparenta företag känner sig alla som kuggar i samma maskin. Topprollerna skiljer sig inte åt, och alla vet hur positionerna hör ihop. Så, vad kan du göra för att uppmuntra transparens på ditt företag?
Det finns alltid sätt att arbeta smartare, och ofta har tekniken ett finger med i spelet. Det finns en mängd program och appar som du kan använda för att förmedla en känsla av öppenhet och samarbetsförmåga. Har ni inte möjligheten att dela nätverksenhet där ni kan lagra och dela dokument, så uppmuntrar jag dig att använda ett verktyg som Google Docs. Ett sådant verktyg uppmuntrar samarbetsförmåga, samtidigt som det minskar behovet av otaliga mail med tusen bilagor. Ett internt system för meddelanden är ett annat, mer informellt sätt att uppmuntra öppenhet inom organisationen. E-mail är för datorer vad sms är för telefoner, så finns det något som motsvarar Whatsapp på datorn? Whatsapp är definitivt ett alternativ, men det finns bättre snabbmeddelandesystem som är anpassade för arbetsplatsen, som till exempel Microsoft Office Communicator, Yammer och Slack. Öppen och ärlig kommunikation är nyckeln till en transparent arbetsplats, och att introducera ett meddelandesystem skulle säkert bidra till att underlätta detta. Men det är inte bara giganter inom teknik som Google och Microsoft som kan hjälpa dig att bygga en öppen arbetsplatsmiljö. Det finns många innovativa och spännande nya företag som har fräscha lösningar. En favorit av dessa är Humanyze, en databeroende produkt som övervakar och delar varje medarbetares dagliga rutin, för att kunna identifiera kommunikationsmissar och information som går förlorad inom företag. Du bör också fråga dig själv om du gör det mesta av befintlig teknik tillgänglig för dig. Många företag har ett intranät där VDn eller ledande styrelseledamöter kan publicera och dela regelbundna uppdateringar. Alternativt - och detta är något Hays gör – de som leder team kan och bör ge månatliga uppdateringar till sina team, som kan skickas via e-post eller upp på nätet.
Även om det finns många stora fördelar med att omfamna ny teknik på arbetsplatsen, kommer ingen av dem någonsin jämföra värdet av verkliga samtal i realtid, i verkliga rum och i verkliga kontor. Oavsett om det är ett gruppmöte, en granskning i prestation eller AGM, det finns inget bättre sätt att bygga förtroende och inspirera en öppen miljö än att ha riktiga samtal.
Vår VD Alistair Cox är en stor förespråkare av ”riktig” kommunikation. Han tror att ansikte mot ansikte-kommunikationen är "det lim som binder ett företag tillsammans och det bästa sättet att skapa släktskap mellan kollegor som tillåter ett företag att få saker gjorda".
Ha en policy om att din dörr alltid är öppen för dina anställda, där de kan komma med vilka bekymmer som helst – när som helst. Det kommer påvisa en plattare ledningsstruktur, och skapa en jämlik miljö där alla känner sig lika värda och viktiga. Facebooks VD Mark Zuckerberg har verkligen anammat denna policy, och har inte bara öppen dörr. Han har rivit ner dörren samtidigt som han rev ner de fyra väggarna.
Det räcker dock inte bara med att ha samtal med din personal, dessa måste vara ärliga och uppriktiga. Att vara öppen och transparent handlar om att bygga förtroende, man kan inte underminera betydelsen av det i någon relation. Att direkt och ärligt säga vad du tycker eller vilka konsekvenser som kommer ske kan vara svårt, men det är grundläggande i hur ditt rykte som chef blir. Genom att vara ärlig med din personal – om företagets expansionsplaner, om dåliga resultat, om deras roll och deras framtid i verksamheten och så vidare- skapar du en miljö där alla känner sig lika investerade i verksamheten. Dock ska du inte tillrättavisa någon bara för att du inte håller med, det är motsatsen till samarbete och transparent ledarskap. Du bör sträva efter samtal med ärlig feedback, där båda parter får känna sig hörda. I det senaste numret av Hays Journal beskriver Bill Gates hur han försöker bidra till en ärlig miljö på kontoret genom att varje vecka skicka ut ett mail till sina kollegor med rubriken ”De misstag jag har gjort den här veckan.”
Om du sätter mycket tid åt att skapa en transparent miljö på kontoret kan det också vara värt att investera i att omvandla själva arbetsplatsen. Ska utrymmen där team kan mötas och diskutera hur samarbeten kan ske. Det kommer också att underlätta för dina olika team att röra sig utanför deras individuella uppgifter. Du kan hjälpa dina anställda genom att ta ner barriärer mellan avdelningar, anser Alistair Cox, och dessutom få dem att förstå vilken roll just deras team spelar. Det är inte alltid lätt, men det lönar sig om människor kan se hur saker och ting hänger ihop. Han ger råd om olika sätt att uppmuntra detta, förutom hur kontoret är möblerat, i sin Influencer-blogg ”Få dina anställda att tänka stort.” Det har funnit många originella idéer inom detta område under de senaste åren. Från mötesrum utan stolar till ”smarta” kontor som mäter antalet kaffekoppar uppdruckna, toaletter spolade och antalet mål på bordsfotboll. Det finns en hel rad olika sätt för små och stora företag att anpassa sitt kontorsutrymme för att stimulera en öppen och samarbetsvillig atmosfär. Var inte rätt att experimentera lite själv, om det inte funkar – så har du i alla fall prövat!
Denna punkt är rätt lik punkt två och tre, men förtjänar ändå en egen rubrik. Var inte rädd att dela dina personliga ambitioner och mål för företaget med ditt team, det kan ofta hjälpa dem att hitta motivation för att målen ska bli förverkligade. Uppdatera ditt team om hur det går för verksamheten, precis som du skulle göra för dina investerare. Möten varje kvartal där du visa resultat och diskuterar förbättringar. En policy om öppna dörrar som denna, där anställda som kanske bara varit med verksamheten i en månad uppmanas att komma in och ifrågasätta chefer hjälper dina anställda att känna sig höra och delaktiga, samtidigt som det håller dem uppdaterade och informerade. Du kan också ha ett ”stadshus” online, som mjukvaruföretaget ”Red Hat”. De har ett internt forum som kallas ”Memo List”, där anställda, oavsett tid på företaget, kan dela sina åsikter och idéer och skapa debatter på kontoret.
Efter allt detta så finns det ju självklart begränsningar för hur transparent ditt företag kan och bör vara. Jag har nyligen läst om företag som öppet delar alla anställdas löner och andra företag som gör all e-post tillgänglig på deras öppna nätverk. Personligen skulle jag inte anamma dessa exempel i mitt team eller på mitt företag, men det beror helt på vilka omständigheter som finns eller hur miljön på kontoret är. Vad som är viktigt är att du har stöd från alla dina anställda, vilket initiativ du än väljer att experimentera med. Var tydlig med att du försöker uppmuntra en sympatisk miljö, och inte en miljö där alla känner sig övervakade!
